Setiap instansi dalam melakukan pekerjaan selalu berhubungan dengan arsip sebagai kebutuhan mutlak. Arsip mempunyai peran yang sangat potensial bagi suatu instansi. Sehingga untuk memperoleh hasil kinerja yang optimal, setiap instansi harus mempunyai system kearsipan yang baik dan teratur. Hilangnya beberapa arsip milik instansi, polemik aset instansi karena tidak didukung kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di sebuah instansi, penumpukan arsip disembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan. Oleh karena itu dalam rangka mewujudkan Good Governance dan Clean Governance serta pelayanan publik yang lebih baik, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyelenggarakan monitoring dan penilaian pengelolaan arsip daerah bagi perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Gunungkidul. Karena salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula.
“ Monitoring dan pembinaan untuk seluruh perangkat daerah telah dilaksanakan pada Bulan Juli 2018 lalu,” kata Kepala DPAD Gunungkidul Drs Ali Ridlo, MM di Ruang Rapat Gisa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul, Rabu (7/11). Disampaikan Ali Ridlo bahwa tahun 2018, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah, dan Badan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gunungkidul termasuk dalam tiga besar pengelolaan arsip.
Dengan adanya monitoring dan penilaian pengelolaan arsip, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi tim. Karena tujuan monitoring kearsipan sebenarnya bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.
Pengelolaan arsip meliputi penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan. Di dalam pengelolaan arsip terdapat empat pilar, antara lain tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan system klasifikasi keamanan dan akses arsip. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah disebutkan bahwa pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil meliputi pengolahan dokumen dan pendendalian dokumen. Dimana dokumen hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil meliputi dokumen aktif dan dokumen inaktif.
Dokumen aktif diantaranya persyaratan administrasi penduduk dan pencatatan sipil, formulir-formulir pendaftaran, surat keterangan hasil pelayanan administrasi penduduk dan pencatatan sipil, kartu keluarga, register akta pencatatan sipil, dan buku-buku yang digunakan dalam pendaftaran dan pencatatan sipil. Dokumen aktif dapat berubah menjadi dokumen inaktif. Dokumen inaktif yang sudah tidak mempunyai nilai guna dapat diretensi, kecuali register akta pencatatan sipil.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul dalam penyimpanan dokumen aktif dengan cara alih media, yaitu dengan mengkonversi dokumen ke dalam format digital atau biasa disebut digitalisasi arsip. Dokumen fisik tetap disimpan dalam ruang penyimpanan tersendiri.
Dalam pengelolaan dokumentasi administrasi kependudukan dan pencatatan sipil tentu membutuhkan sumber daya, baik itu sumber daya manusia maupun sarana dan prasarana. Sumber daya manusia untuk mengolah arsip yang ada, ruang penyimpanan arsip yang sebanding dengan arsip inaktif yang ada, server tempat penyimpanan arsip digital, dan anggaran tentu saja.
Dukcapil Bisa!
