Pemanfaatan data kependudukan dipahami sebagai aktivitas pemberian hak akses atas data kependudukan oleh Menteri Dalam Negeri kepada lembaga pengguna dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan public, penelitian, perencanaan pembangunan, dan atau penegakan hukum. Kementerian Dalam Negeri mendelegasikan kewenangan pemanfaatan data kependudukan kepada Dirjen Dukcapil, Gubernur, dan Bupati/Walikota sesuai dengan skala kewenangannya. Ada 3 jenis pemanfaatan data penduduk, yaitu : a. data agregat, meliputi himpunan data perseorangan yang berupa data kuantitatif dan data kualitatif, b. pemadanan/penyandingan/pencocokan data, c. akses data penduduk by name by address by NIK.

Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 61 Tahun 2015 tentang Persyaratan, Ruang Lingkup dan Tata Cara Pemberian Hak Akses serta Pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan, Data Kependudukan, dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik, Kemendagri berwenang dan berkewajiban melayani pemanfaatan NIK, data kependudukan dan KTP-el kepada lembaga pengguna yang meliputi lembaga Negara, kementerian, lembaga pemerintah non kementerian dan Badan Hukum Indonesia yang memberikan pelayanan public di tingkat pusat. Dalam Pasal 5, Pemerintah Provinsi berwenang dan berkewajiban melayani pemanfaatan NIK, data kependudukan dan KTP-el kepada lembaga pengguna, yaitu Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi. Sedang Pasal 6, menyatakan Pemerintah Kabupaten/Kota berwenang dan berkewajiban melayani pemanfaatan NIK, data kependudukan dan KTP-el kepada lembaga pengguna, meliputi Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten/Kota dan Badan Hukum Indonesia yang memberikan pelayanan public yang tidak memiliki hubungan vertical dengan lembaga pengguna di tingkat pusat.

Proses pemberian ijin oleh Dirjen Dukcapil diatur di dalam Perjanjian Kerja Sama (PKS) dengan lembaga pengguna. Ijin pemanfaatan data dan akses data tingkat provinsi diberikan oleh Gubernur, ijin sebagaimana dimaksud sebagai persyaratan pembuatan dan pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama antara Unit Kerja yang menangani kependudukan dan pencatatan sipil tingkat provinsi dengan lembaga pengguna. Ijin pemanfaatan data dan akses data tingkat kabupaten/kota diberikan oleh Bupati/Walikota, ijin sebagaimana dimaksud sbagai persyaratan pembuatan dan pelaksanaan perjanjian kerja sama antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dengan lembaga pengguna tingkat kabupaten/kota. Naskah perjanjian kerja sama sebelum ditandatangani harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta unit kerja yang menangani kependudukan dan pencatatan sipil provinsi . Pemanfaatan NIK, data kependudukan dan KTP-el oleh lembaga pengguna tingkat kabupaten/kota, wajib menggunakan aplikasi data warehouse yang dibangun oleh Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan proses sebagai berikut: permohonan permintaan ijin secara tertulis dari pimpinan lembaga pengguna sebagaimana dimaksud Pasal 6 kepada Bupati/Walikota, pemberian ijin pemanfaatan oleh Bupati/Walikota kepada lembaga pengguna tingkat kabupaten/kota, penanda tanganan Perjanjian Kerja Sama antara Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/kota dengan Kepala Pimpinan Lembaga pengguna tingkat kabupaten/kota sebagai tindak lanjut dari pemberian ijin pemanfaatan, pembentukan tim teknis oleh lembaga pengguna yang sudah menandatangani Perjanjian Kerja Sama. Bupati/Walikota melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota melakukan pengendalian, pengawasan dan evaluasi terhadap lembaga pengguna secara insidentil dan berkala setiap 6 bulan dan Bupati melaporkan hasil pengendalian, pengawasan dan evaluasi kepada Menteri Dalam Negeri melalui Gubernur, secara insidentil dan berkala setiap 6 bulan.
Oleh : Sri Sumiyati, SH. MH (KaBid Data dan Informasi Dinas Kependudkan dan Pencatatan Sipil Kab. Gk)