“Segala sesuatu akan berubah dan mengalami perubahan. Dan yang kekal adalah perubahan itu sendiri”. Demikian bunyi “hukum perubahan”. Perubahan tidak akan pernah berhenti kecuali pemilik perubahan (Allah SWT) memang menghendaki. Dalam dunia pemerintahan, perubahan atau transformasi dalam lingkup pelayanan publik sudah sering didengungkan oleh pemerintah, yang mana hasil akhir dari pelayanan dengan segala aspeknya dikembalikan ke masyarakat. Apakah masyarakat puas ataupun tidak puas adalah outcome  dari kebijakan yang dibuat oleh pemerintah dalam pelayanan publik. Sebagai sebuah proses peningkatan kualitas hidup manusia, permasalahan kependudukan adalah kebijakan yang harus ditata dan dikelola secara arif, tepat sasaran dan memberikan perubahan secara positif bagi kemanusiaan.

Tidak mudah untuk membuat suatu perubahan menjadi ke arah lebih baik. Beragam inovasi cerdas yang diusung pun tidak akan menjadi bermakna jika tidak saling bersinergi. Untuk permasalahan administrasi kependudukan (dan mungkin permasalahan kependudukan lainnya) packaging yang paling tepat adalah  tata kelola berjejaring terhadap inovasi yang dikembangkan melalui konsep seperti kerja sama/kemitraan, mendukung kestabilan, berkelanjutan/berkesinambungan, dan manajemen risiko.

Demikian pula dengan pemanfaatan data kependudukan. Pemanfaatan data sangat erat kaitannya dengan pelayanan publik. Data yang akurat dan berkualitas diperlukan untuk berbagai keperluan pelayanan, pengambilan keputusan, perencanaan pembangunan, dan lain-lain.

Pemanfaatan data kependudukan merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul sebagaimana diatur dalam :

1. UU No 24 Tahun 2013 tentang Perubahan UU 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 61 Tahun 2015 tentang Persyaratan, Ruang Lingkup dan Tata Cara Pemberian Hak Akses serta Pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan, Data Kependudukan dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik;
3. Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul No 6 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul No 4 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, dan ;
4. Peraturan Bupati Gunungkidul No 18 Tahun 2018 tentang Pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan, Data Kependudukan, dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik.

Pada Pasal 6 Permendagri No 61 Tahun 2015 menyebutkan bahwa “Pemerintah Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c berwenang dan berkewajiban melayani pemanfaatan NIK, Data Kependudukan dan KTP-el kepada lembaga Pengguna, meliputi:

1. Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten/Kota; dan
2. Badan Hukum Indonesia yang memberikan pelayanan publik yang tidak memiliki hubungan vertikal dengan lembaga pengguna di tingkat pusat.

Lingkup pemanfaatan data oleh lembaga pengguna meliputi NIK, data kependudukan, dan KTP-el. Dimana data tersebut telah dikonsolidasikan dan dibersihkan oleh Kementrian Dalam Negeri, yang bersumber dari hasil pelayanan administrasi kependudukan dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang tersambung antara tempat pelayanan dengan Data Center Kementrian Dalam Negeri.

Sesuai dengan Permendagri No 61 Tahun 2015, bahwa pemanfaatan NIK, Data Kependudukan dan KTP-el oleh lembaga pengguna tingkat kabupaten, wajib menggunakan aplikasi data warehouse yang dibangun oleh Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dan prosesnya diatur sebagai berikut:

1. Permohonan permintaan izin secara tertulis dari pimpinan lembaga Pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 kepada Bupati;
2. Pemberian izin pemanfaatan oleh Bupati kepada lembaga Pengguna tingkat kabupaten;
3. Penandatanganan Perjanjian Kerjasama antara Kepala Dinas Dukcapil Kabupaten dengan kepala/pimpinan lembaga Pengguna tingkat Kabupaten sebagai tindak lanjut dari pemberian izin pemanfaatan sebagaimana dimaksud pada huruf b;
4. Pembentukan Tim Teknis oleh lembaga pengguna yang sudah menandatangani Perjanjian Kerjasama;
5. Pemberian hak akses oleh Bupati berdasarkan permintaan dari lembaga pengguna yang sudah menandatangani Perjanjian Kerjasama;
6. Bupati melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten melakukan pengendalian, pengawasan dan evaluasi terhadap lembaga Pengguna, secara insidentil dan berkala setiap 6 (enam) bulan.

Bagaimana dengan desa?

Yang dimaksud pemanfaatan data sesuai Perbub No 18 Tahun 2018 tentang Pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan, Data Kependudukan, dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik adalah penggunaan data kependudukan oleh pengguna data. Sedangkan pengguna data yang dimaksud adalah lembaga negara , kementrian/lembaga pemerintah non kementrian, perangkat daerah, pemerintah desa dan atau badan hukum Indonesia yang memerlukan informasi data kependudukan sesuai dengan bidangnya.

Selama ini, desa bisa mengajukan permohonan database kepada Dinas Dukcapil Gunungkidul menggunakan surat dan dilampiri dengan surat pernyataan dan fotokopi KTP. Namun dengan diterbitkannya Permendagri No 61 Tahun 2015 dan Perbub Gunungkidul No 18 Tahun 2018 maka desa tidak bisa mengakses data-data kependudukan ini, tanpa melakukan perjanjian kerjasama dengan Dinas Dukcapil Gunungkidul selaku penyelenggara (yang melaksanakan urusan pemerintahan di bidang administrasi kependudukan). Data-data kependudukan yang dimaksud adalah  data by name, by address. Data yang dibutuhkan harus dituangkan dalam perjanjian kerjasama, karena masing-masing lembaga pengguna tidak sama kebutuhannya. Proses pemberian izin hak akses data kependudukan diberikan oleh Bupati Gunungkidul yang merupakan persyaratan pembuatan dan pelaksanaan perjanjian kerjasaman antara Dinas Dukcapil Gunungkidul dengan lembaga pengguna tingkat kabupaten.Tetapi untuk data agregat, jumlah penduduk berdasarkan usia, pendidikan, jenis kelamin maka siapapun bisa meminta data itu, dengan mengajukan surat permohonan kepada DInas Dukcapil Gunungkidul.

Dukcapil Bisa!