Teknologi informasi saat ini telah berkembang sangat pesat mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan profesi. Hal ini menyebabkan perubahan sistem dan cara kerja pada instansi atau perusahaan. Salah satu bentuk perkembangan teknologi informasi adalah arsip di era modern ini. Teknologi yang ada adalah teknologi kearsipan yang terkomputerisasi. Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu instansi atau organisasi. Arsip juga mempunyai peranan yang penting bagi suatu instansi pemerintahan, swasta ataupun organisasi, karena arsip merekam jejak kegiatan operasional sehari-harinya. Arsip yang dihasilkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul adalah arsip konvensional. Salah satu arsip konvensional tersebut yaitu dokumen hasil pencatatan sipil, contohnya akta kelahiran. Akta kelahiran merupakan alat bukti yang sah tentang peristiwa kelahiran seseorang untuk memperoleh atau mendapatkan kepastian kedudukan hukum seseorang.
Di era modern seperti sekarang ini, arsip membutuhkan pembaruan dalam hal pengelolaan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Salah satu pembaruan tersebut yakni digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah mengubah bentuk arsip konvensional ke dalam bentuk elektronik atau digital. Digitalisasi arsip dilakukakan sebagai upaya penyelamatan informasi untuk masa yang akan datang. Kegiatan digitalisasi tersebut telah dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul.
Alasan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul dalam melaksanakan kegiatan digitalisasi adalah untuk menyelamatan arsip akta kelahiran dengan cara membackup arsip secara fisik dan isi informasinya dari ancaman kerusakan dan kehilangan, dengan demikian arsip menjadi lebih aman dan terlindungi, selain itu juga untuk mempercepat temu kembali arsip sehingga dapat memanfaatkan waktu kerja pegawai menjadi lebih efektif.
” Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri No 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan, ” kata Kepala Dinas Dukcapil Gunungkidul Markus Tri Munarja, SIP, MSi.
Namun ada beberapa kendala yang dialami oleh Dinas Dukcapil Gunungkidul dalam rangka digitalisasi arsip. “Antara lain sumber daya manusia, sarana prasarana termasuk ruangan arsip yang sudah penuh. Tentu hal ini perlu terobosan agar permasalahan tersebut teratasi. Diantaranya pengajuan anggaran untuk sarana dan prasarana, pengajuan penambahan gudang arsip, serta penambahan pegawai,” tambahnya.
Lebih lanjut Markus Tri Munarja menjelaskan bahwa Dinas Dukcapil Gunungkidul belum mempunyai arsiparis. “Selama ini, dalam rangka digitalisasi arsip selain dilaksanakan secara reguler oleh pegawai Dinas Dukcapil Gunungkidul juga melibatkan pihak ketiga. Semoga apa yang kami usulkan tersebut dapat dikabulkan,” harapnya.
Dukcapil Bisa!!
